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在接待活動中，接待人員對接待對象所使用的稱呼，往往備受對方重視。因為選擇一種稱呼，不僅反映著自身的教養和對對方尊重的程度，而且還體現著雙方關系發展到了何種程度。
在稱呼接待對象時，接待人員應該注重稱呼正規、區分對象、有主有次、防止犯忌等4個具體事項。
一、稱呼正規
在工作崗位上，人們所使用的稱呼自有其特殊性。下述5種正規的稱呼方式，是可以廣泛采用的：
1、稱呼行政服務。在正式場合下，尤其是在具體工作之中，以交往對象的職務，如行政職務相稱，以示敬意有加、身份有別，這是接待活動中最常見、最正規的一種稱呼方式。
2、稱呼技術職稱。目前的社會，正處于知識經濟的時代，有文化、有知識、有技術的人士受到普遍的尊敬。在接待活動中，對對方人員中具有技術職稱者，特別是具有高級、嘴專業技術職稱者，在工作中可直稱其技術職稱，以示對其敬意有加。
3、稱呼學術學位。與前一種情形相類似，在交往中，特別是要實際工作中或學術活動中，以交往對象的學術學位相稱，既可增強現場的學術氣氛，又可增加被稱呼者的權威。
4、稱呼職業名稱。在接待活動中，當接待人員僅僅了解接待對象所從事的具體行業，而不清楚對象的行政職務、技術職稱或學術學位時，直接稱呼被稱呼者的職業名稱，往往也是可行的，是另一種不失禮的方式。比如，可以統稱教員為“老師”、稱醫生為“大夫”，稱警察為“警官”等等。
5、稱呼通行尊稱。通行尊稱，也稱為“泛尊稱”，它通常適用于各類被稱呼者。諸如“同志”、“小姐”等等，都屬于通行尊稱。不過，其具體適用對象同樣小有差別。
二、區分對象
當面對不同行業、不同職務、不同身份乃至不同性別的接待對象時，接待人員還須根據交往對象的不同，而在稱呼上有所區別。一般說來，對于成年人，可以將男士稱為“先生”，將婦女稱為“小姐”、“夫人”或“女士”。這是目前通行的“泛尊稱”。在稱呼婦女時要注意，對已婚者應稱“夫人”，對未婚者或不了解其婚否者可稱“小姐”，對于不了解其婚否者亦可稱之為“女士”。此外，在不同的場合還有不同的講究，具體而言，主要有下列幾點需要特別重視：
1、在政務活動中，除了可以使用“泛尊稱”外，還可以稱呼對方的行政職務。
2、在軍事交往中，對于軍界人士，最佳的稱呼是稱其軍銜。對于行政職務，一般不必稱呼。
3、在宗教活動中，對于神職人員，一般均應以其神職相稱。有兩點要特別加以注意：第一，切勿在稱其神職時出現差錯；第二，越是正式的場合，越應當在稱其神職時采用全稱。
4、在一般場合中，對于教授、研究員、工程師、律師、法官、醫生、博士等職稱、職務或學位擁有者，均可直接以之相稱，對方人士會感覺十分“順耳”。
三、有主有次
在實際工作中，接待人員往往需要在同一時間之內對多名接待對象同時加以稱呼。在這種情況下，既要注意在稱呼對方時面面俱到，又要注意在稱呼對方時有主有次。所謂有主有次，通常指的是在需要同時稱呼多名接待對象時，一定要首先分清主次，然后再由主到次，依次而行。在實際操作中，其標準做法有下列4種：
1、由尊而“卑”。它的具體含義是，稱呼多名人士時，應當自其地位較高者開始，自高而低，按順序進行。
2、由疏而親。它的具體含義是，若被稱呼的多名人士與自己存在親疏之別，為避嫌疑，一般應當首先稱呼其中與自己關系生疏者，然后再稱呼其中與自己關系親近者。
3、由近而遠。有時不便細分多名被稱呼者的“尊卑”、親疏，那么則不妨以對方距離自己的遠近來進行，即先稱呼距離自己最近者，然后依次稱呼距離自己較遠者。
4、統一稱呼。在一些特殊情況下，對多名稱呼者不必一一稱呼，或者不便一一稱呼時，則可采用統一稱呼對方的方式作為變通。例如，以“諸位”、“大家”、“各位來賓”、“女士們、先生們”等方式直接稱呼對方。
四、防止犯忌
在接待活動中，千萬注意不要因為稱呼而冒犯對方的禁忌。一般而言，以下4種錯誤稱呼，都是接待人員平日不宜采用的：
1、錯誤的稱呼。在稱呼接待對象時，千萬不能有任何形式的差錯。因為不論是何種差錯，顯然都是十分失禮的。
2、庸俗的稱呼。某些市井流行的稱呼，因其庸俗低級，格調不高，甚至帶有顯著的黑社會風格，在接待活動中應當絕對禁止使用。接待人員在正式場合如采用低級庸俗的稱呼，則是既失禮，又失自己身份的。
3、綽號性稱呼。在接待活動中，對關系一般者，切勿擅自稱對方的綽號，也不應以道聽途說而來的綽號去稱呼對方。至于一些對對方具有諷刺侮辱性質的綽號，更是嚴禁使用。接待人員一定要記住，在任何情況下，當面對綽號稱呼他人，都是不尊重對方的表現。
4、地域性稱呼。有些稱呼，諸如，“愛人”、“對象”、“師傅”、“小鬼”等，具有很強的地域性特征。一旦對其不分對象地濫用，往往難免出錯。
5、簡化性稱呼。在正式場合，有不少稱呼不宜隨意簡化。例如，把“張局長”、“王處長”稱為“張局”、“王處”，就顯得既不正規，又不禮貌。
6、無稱呼。在需要稱呼接待對象時，一定要有適當的稱呼。若是根本不用任何稱呼，或者代之以“喂”、“嘿”、“下一個”、“那邊的”以及具體代碼，都是極不禮貌的。
7、距離不當的稱呼。在接待活動中，若是與僅有一面之緣者稱兄道弟，或者稱其為“同學”、“戰友”、“朋友”、“老板”等，都是與對方距離不當的表現，接待人員應當避免使用此種稱呼。
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